Keuringen op de werf digitaal invullen in plaats van op papier

Keuringen op de werf digitaal invullen: de keuring die te veel tijd kostte

Bij Deco Stellingbouw in Torhout werden keuringen wel degelijk uitgevoerd. Op de grote werven, waar het hoorde, ging er iemand rond met een formulier.

Maar een keuring invullen kostte tijd. En daardoor gebeurde het niet overal. Bij een particulier, bij een kleinere plaatsing, waar niemand erom vroeg: daar bleef het er vaak bij.

Vandaag krijgt elke stelling een keuring. Niet omdat er meer tijd is, maar omdat het invullen nog een paar minuten op de werf is in plaats van een formulier dat achteraf nog verwerkt moet worden.

Even de situatie schetsen

Deco plaatst stellingen. De ene dag een gevel bij een particulier, de andere dag een werf waar meerdere ploegen op zitten.

Een stelling die geplaatst wordt, hoort nagekeken te worden voor er iemand op gaat. Staat ze stabiel, zijn de leuningen er, klopt de ondergrond. Dat is geen formaliteit, dat is het verschil tussen een veilige stelling en een ongeval.

Dat nakijken gebeurde met een papieren formulier. Iemand liep rond, vinkte af, schreef op wat er niet klopte. Daarna moest dat blad mee terug naar het bureau en daar nog eens ingegeven worden.

Waar het misliep

Het kostte te veel tijd om het overal te doen. Een keuring invullen en ze daarna nog eens verwerken op kantoor is dubbel werk. Op een grote werf nam je die tijd, want daar werd het verwacht. Bij een particulier of een kleine plaatsing woog dat niet op en dan gebeurde het gewoon niet. Niet uit onwil, maar omdat het te veel gedoe was voor wat het opleverde.

Het bureau wist niet wat er op de werf gebeurd was. Een stelling stond er, of stond er nog niet. Op kantoor kon je dat niet zien. Je wist het als iemand het kwam vertellen, of als je belde. Tot dan bleef het gissen: is die ploeg klaar, kunnen we de volgende werf inplannen, mogen we factureren.

De monteurs misten informatie over de plaatsing. Hoe een stelling precies moest staan, zat in het boekhoudprogramma op kantoor. Op de werf had je dat niet bij de hand. Dus werd er gebeld, of gegokt, of achteraf rechtgezet.

Drie problemen die op het eerste zicht los van elkaar staan, maar die allemaal hetzelfde ding gemeen hebben: de werf en het bureau wisten niet van elkaar wat er gaande was.

Wat ik gebouwd heb

Een toepassing voor op de werf waarmee een keuring ingevuld wordt terwijl je erbij staat.

De monteur krijgt een vragenlijst op zijn scherm. Hij loopt ze af, vult in wat er gevraagd wordt en neemt er foto's bij. Die foto's zitten meteen aan de keuring vast, dus achteraf is aantoonbaar hoe de stelling erbij stond op het moment van oplevering.

Als de keuring klaar is, vertrekt ze naar Adsolut, het boekhoudprogramma dat ze al gebruiken. Er moet niets meer overgetypt worden op kantoor. Wat op de werf ingevuld is, staat op het bureau.

Het bureau ziet dat de stelling er staat

Dat is de kant die het meeste opgeleverd heeft.

Zodra een keuring binnenkomt, weet het bureau dat die stelling geplaatst is. Niet morgen, niet als iemand het komt zeggen: op dat moment. Daardoor kan er verder gepland worden, kan er gefactureerd worden en moet er niemand meer bellen om te vragen hoe ver het staat.

De communicatie tussen het bureau en de werfleiders liep vroeger via telefoon en via wat iemand zich herinnerde. Nu loopt ze via het werk zelf.

De plaatsingsinfo gaat mee naar de werf

Het werkt ook in de andere richting.

De informatie over hoe een stelling geplaatst moet worden, staat in Adsolut. Die wordt eruit gehaald en in de toepassing op de werf gezet. De monteur ziet dus op zijn scherm hoe het moet, zonder te bellen naar kantoor.

Wat op het bureau geweten is, staat op de werf. Wat op de werf gebeurt, staat op het bureau. Dat is eigenlijk het hele verhaal.

Wat het concreet oplevert

• Elke stelling krijgt een keuring. Ook bij een particulier, ook bij een kleine

plaatsing. Niet omdat het moet, maar omdat het geen moeite meer kost.

• Foto's zitten aan de keuring vast. Achteraf is aantoonbaar hoe de stelling

erbij stond, zonder dat iemand daar een apart mapje voor moet bijhouden.

• Het bureau weet meteen dat een stelling geplaatst is. Plannen en factureren

hoeft niet meer te wachten op een telefoon.

• Geen dubbel werk meer. Wat op de werf ingevuld wordt, komt in Adsolut terecht

zonder dat iemand het overtypt.

• De monteur ziet hoe het moet. De plaatsingsinfo van kantoor staat op de werf,

in plaats van dat er gebeld wordt.

Werkt dit ook bij jou?

Heb je mensen op de baan die iets moeten vaststellen, aftekenen of opmeten? Als dat via papier of via een telefoon terug naar kantoor komt, dan is dit hetzelfde verhaal met een andere vragenlijst.

Het maakt niet uit of het over stellingen gaat, over onderhoudsbeurten of over opleveringen. Zolang er iemand ter plaatse iets invult dat op kantoor nodig is, kan dat in één beweging in plaats van twee.

Meer over hoe ik de werf en het kantoor laat samenwerken staat bij de werf en het kantoor die hetzelfde weten.

Boek een gesprek van 20 minuten. Ik kijk mee wat er bij jou tussen de baan en het bureau blijft hangen en ik zeg je eerlijk of het de moeite is.