Terugkerende facturen automatisch versturen, niet vergeten

Terugkerende facturen automatisch versturen, want de jaarlijkse vergeet je

Er is een soort factuur die veel vaker vergeten wordt dan alle andere en het is niet de moeilijke. Het is de simpele die maar één keer per jaar moet vertrekken.

Denk aan een jaarlijks onderhoudscontract. Een licentie die je doorrekent. Een abonnement, een servicecontract, een vaste jaarlijkse kost die je aan je klant doorfactureert. Zulke terugkerende facturen zijn altijd hetzelfde bedrag of bijna, altijd hetzelfde verhaal.

En net dáárom loopt het mis.

Waarom juist die vergeten wordt

Een factuur die je elke maand stuurt, vergeet je niet. Die zit in je ritme. Eind van de maand ga je zitten, je maakt je facturen, klaar. Als er eentje ontbreekt, merk je dat, want je bent er toch mee bezig.

Bij een jaarlijkse factuur bestaat dat ritme niet.

De ene klant moet je factureren in maart. De volgende in augustus. De derde in november, omdat die toevallig toen begonnen is. Er is geen moment in het jaar waarop je gaat zitten en denkt: nu moet dit gebeuren. Er is alleen een datum die ergens in je hoofd zit, of in een agenda die je niet meer opent, of in een mapje dat je een jaar geleden gemaakt hebt.

En twaalf maanden is lang. Ondertussen is er van alles gebeurd. Nieuwe klanten erbij, drukke periodes, een verhuis van systeem misschien. De kans dat je in augustus nog denkt aan wat je in augustus vorig jaar afgesproken hebt, is kleiner dan je zou willen.

Wat het kost als het misloopt

Dit is waarom het erger is dan het lijkt.

Bij de meeste administratieve missers verlies je tijd. Je moet iets rechtzetten, je typt iets opnieuw, je belt eens. Vervelend, maar het kost je een uurtje.

Een vergeten factuur is anders. Daar verlies je het volledige bedrag. Niet een deel, niet wat tijd: alles. Je hebt het werk geleverd, de kosten gemaakt, de dienst een jaar lang draaiende gehouden en er komt nooit geld voor binnen.

En je merkt het niet. Want in je boekhouding staat geen regel "hier had een factuur moeten staan". Er staat gewoon niets. Je kan een tekort niet zien in een lijst van wat er wél is.

Vaak komt het pas boven wanneer je toevallig iets anders opzoekt bij die klant. Of wanneer er twee jaar voorbij is en je je afvraagt of dat contract nog loopt. Op dat moment nog een factuur sturen voor iets van veertien maanden geleden is een lastig gesprek en soms is het gewoon te laat.

De tweede fout: factureren wat je niet meer weet

Er is nog iets dat misloopt bij jaarlijkse facturen en dat is het bedrag.

Als je iets doorrekent dat het hele jaar door meeloopt, dan is de kost niet elke maand identiek. Het ene kwartaal is drukker, er komt iets bij, er valt iets weg.

Als je die factuur één keer per jaar opmaakt, moet je op dat moment gaan uitzoeken wat er twaalf maanden lang gebeurd is. Dat is spitwerk en het is precies het soort werk waar je fouten in maakt. Je neemt het bedrag van vorig jaar over. Of je schat het. Of je vergeet dat er in mei iets bijgekomen is.

Het gevolg is dat je factureert wat je dénkt dat het was, in plaats van wat het echt was. Meestal in je nadeel, want als je twijfelt rond je liever naar beneden af.

Hoe je het oplost

De oplossing bestaat uit twee stukken en je hebt ze allebei nodig.

Volg de kosten mee terwijl ze gebeuren. Niet één keer per jaar gaan uitzoeken wat het geweest is, maar elke maand vastleggen wat er voor die klant gedraaid heeft. Dan hoef je op het moment van factureren niets meer op te zoeken. Het cijfer staat er al en het klopt, want het is opgebouwd terwijl het gebeurde.

Laat de factuur zichzelf versturen op zijn datum. Elke klant heeft zijn eigen moment en dat moment hoort niet in jouw hoofd te zitten. Het staat vast bij de klant. Als die datum er is, gaat de factuur buiten. Met de juiste bedragen en met je marge er al op.

Zo werkt het bij mij voor de cloudkosten die ik doorreken. Elke klant heeft zijn eigen deel dat apart bijgehouden wordt, elke maand loopt mee wat het gekost heeft en één keer per jaar vertrekt de factuur vanzelf op de juiste dag uit mijn eigen facturatiepakket. Ik vervang dat pakket niet, ik zorg dat het op het juiste moment de juiste gegevens krijgt.

Wat dat oplevert is niet in de eerste plaats tijd. Het is dat je er niet meer aan moet denken. Het staat niet meer op je lijstje van dingen die je niet mag vergeten en het is niet meer iets dat je maandenlang met je meedraagt.

Is één keer per jaar factureren wel slim?

Terechte vraag en het antwoord hangt af van je bedrag.

Eén keer per jaar factureren heeft een duidelijk voordeel: het is één factuur in plaats van twaalf en dat is voor jou én voor je klant minder werk. Voor kleinere bedragen is dat prima.

Maar er zitten twee nadelen aan en die worden groter naarmate het bedrag stijgt. Je legt het geld een jaar lang voor: de kosten lopen elke maand, de inkomsten komen op het einde. En als een klant niet betaalt, staat er in één keer een volledig jaar open in plaats van één maand.

De vuistregel: kleine bedragen jaarlijks, want het gedoe weegt niet op tegen het voordeel. Grotere bedragen beter per kwartaal of per maand, want dan telt je cashflow mee. En als je twijfelt: hoeveel zou het pijn doen als deze klant een jaar lang niet betaalt en je komt daar pas op het einde achter?

Zodra het factureren vanzelf gaat, is er trouwens geen enkele reden meer om jaarlijks te blijven werken uit gemakzucht. Twaalf facturen die vanzelf vertrekken kosten je evenveel werk als één die vanzelf vertrekt.

Is dit iets voor jou?

Loop je facturen even na en vraag je dit af: welke van deze moet ik maar één of twee keer per jaar sturen en waar staat genoteerd wanneer dat is?

Als het antwoord "dat weet ik wel" is, dan is dat precies het risico. Alles wat alleen in je hoofd zit, valt er ooit uit.

Hoe ik facturen laat binnenkomen en vertrekken zonder dat je erover moet nadenken, staat bij leveranciersfacturen die je productprijzen bijwerken.

Boek een gesprek van 20 minuten. Ik kijk mee welke facturen bij jou van een herinnering afhangen en ik zeg je eerlijk of het de moeite is.