Offertes automatisch opmaken: van een halve dag naar één uur

Offertes automatisch opmaken, want wie het eerst antwoordt krijgt de job

Bij CMP Light and Sound in Torhout komt er een mailtje binnen: iemand zoekt licht en geluid voor een feest. Vroeger lag die mail te wachten tot er tijd was. Soms een paar uur, soms een paar dagen.

Vandaag laat hij de offerte automatisch opmaken en staat ze klaar tegen dat je koffie koud is. Nakijken en versturen duurt ongeveer een minuut. Daardoor krijgt de klant meestal binnen het uur antwoord.

Even de situatie schetsen

CMP verhuurt licht en geluid voor evenementen. Feesten, fuiven, optredens. De aanvragen komen per mail binnen en zijn zelden hetzelfde: de ene wil een klein setje voor een tuinfeest, de andere heeft een podium nodig met alles erop en eraan.

Voor elke aanvraag moet er iemand gaan zitten. Lezen wat de klant precies vraagt, uitzoeken welke stukken daarvoor nodig zijn, de prijzen erbij zoeken, alles in een document gieten en er een deftige mail rond schrijven.

Dat is telkens vijf tot tien minuten. Op zich niet dramatisch. Het probleem zit ergens anders.

Het echte probleem is niet de tijd, het is de wachttijd

Zo'n aanvraag komt zelden binnen op een moment dat het uitkomt. Je staat op een opbouw, je zit achter het stuur, je bent bezig met een ander evenement. De mail blijft liggen tot er 's avonds tijd is. Of tot morgen. Of tot overmorgen.

En dat is precies waar het misloopt, want dit is een competitieve wereld. Wie een feest organiseert, vraagt niet aan één firma een prijs. Die stuurt dezelfde mail naar drie of vier adressen en wacht af.

Wie als eerste antwoordt, staat vooraan. Niet omdat hij de goedkoopste is, maar omdat hij er is op het moment dat de klant ermee bezig is. Tegen dat de tweede offerte binnenkomt, heeft die klant al een beeld in zijn hoofd. En tegen dat de derde binnenkomt, is de knoop vaak al doorgehakt.

Elke dag dat een aanvraag ligt te wachten, is dus geen vertraging. Het is een job die je aan het weggeven bent zonder het te merken.

Wat ik gebouwd heb

Een toepassing die de offerte opstelt terwijl jij met iets anders bezig bent.

Komt er een aanvraag binnen, dan wordt die meteen gelezen en wordt uitgezocht wat de klant nodig heeft. Uit de productlijst worden de juiste stukken gehaald met de prijzen die er vandaag in staan. Daar rolt een nette offerte uit als PDF, met een mail erbij die klaarstaat in de concepten.

Wat er dan nog moet gebeuren: even nakijken of het klopt en op versturen duwen. Dat is die ene minuut.

De sets komen er vanzelf uit

CMP werkt met een achttal vaste sets: combinaties die zichzelf al lang bewezen hebben en die voor de klant goedkoper uitkomen dan alle stukken los.

Die sets staan nu op papier, met erbij wanneer ze een goede keuze zijn en welke combinaties logisch samengaan. Daardoor wordt de juiste set voorgesteld waar het kan, in plaats van een lijstje losse stukken. De klant betaalt minder en de offerte ziet er doordachter uit.

Het is niet dat er meer sets verkocht worden dan vroeger. Die liepen altijd al goed. Het punt is dat de kennis die in iemands hoofd zat, nu in elke offerte terechtkomt, ook op een drukke dag.

Nog altijd jouw offerte

Er vertrekt niets zonder dat er iemand naar gekeken heeft. De offerte staat klaar in de concepten en pas als hij goedgekeurd is, gaat hij buiten.

Dat is bewust zo. Een offerte is het eerste wat een klant van je ziet, daar wil je geen verrassingen. Als het na een tijd blijkt dat er toch nooit iets aan hoeft te veranderen, kan het versturen er later nog bij. Maar dat is een beslissing voor later, niet iets waar je mee begint.

Wat het concreet oplevert

• De klant heeft meestal binnen het uur antwoord. Niet omdat er sneller gewerkt

wordt, maar omdat er niet meer gewacht wordt op een moment dat het uitkomt.

• Van 5 tot 10 minuten naar 1 minuut per offerte. Wat overblijft is nakijken en

versturen.

• Altijd de juiste prijs op de offerte. De prijzen komen uit de lijst, niet uit

het hoofd of uit een oud document.

• De beste combinatie wordt voorgesteld. Ook op een dag dat je met je gedachten

bij een opbouw zit.

• Geen aanvraag die vanaf nul begint. Een mail die binnenkomt terwijl je aan het

werk bent, staat als concept klaar tegen dat je tijd hebt om te kijken.

Werkt dit ook bij jou?

Als je offertes op aanvraag maakt en je merkt dat aanvragen soms een dag of twee blijven liggen omdat je met je echte werk bezig bent, dan is dit hetzelfde verhaal met andere producten.

Het maakt niet uit of je licht en geluid verhuurt, keukens plaatst of dakwerken doet. Zolang je een lijst hebt met wat je aanbiedt en wat het kost, kan de offerte klaarstaan tegen dat jij tijd hebt om ernaar te kijken.

Meer over hoe ik dat aanpak staat bij offertes die al klaarstaan voor je eraan begint.

Boek een gesprek van 20 minuten. Ik kijk mee hoeveel aanvragen bij jou blijven liggen en ik zeg je eerlijk of het de moeite is.