Prijzen bijwerken uit inkoopfacturen: van 3 uur naar 5 minuten

Prijzen bijwerken uit inkoopfacturen: van 3 uur naar 5 minuten per week

Bij Pompgroepen Tryhou in Koekelare zat er elke week iemand inkoopprijzen en voorraden over te tikken uit leveranciersfacturen. Ongeveer 3 uur per week, voor 700 artikels en een 15-tal leveranciers. Vandaag komt daar één mailtje uit met wat nog gecontroleerd moet worden. Dat kost 5 minuten.

De rest gebeurt vanzelf: facturen worden gelezen, inkoopprijzen bijgewerkt, verkoopprijzen herberekend volgens de marge en de voorraad opgehoogd. En een prijswachter houdt ook de artikels vers die al een jaar niet besteld zijn.

Veel mensen noemen dat inkoopfacturen automatisch inboeken. Dat dekt het niet helemaal: de factuur zelf boeken in de boekhouding blijft hun eigen werk. Wat verdwenen is, is het overtikwerk erna, het bijwerken van prijzen en voorraad voor 700 artikels.

Even de situatie schetsen

Tryhou verkoopt pompgroepen en alles wat erbij hoort. Buizen, koppelstukken, bochten, dat soort spul. Voor elk van die 700 producten moet er in het systeem een prijs en een voorraad staan die klopt.

Die cijfers veranderen voortdurend. Elke week komen er facturen binnen van een 15-tal leveranciers, waarvan een deel uit het buitenland, met tientallen regels nieuwe inkoopprijzen en geleverde hoeveelheden.

Iemand moet dat allemaal overtikken. De inkoopprijs aanpassen, de verkoopprijs herberekenen, de voorraad ophogen. Regel per regel, factuur per factuur.

Dat kost je op drie manieren geld.

Drie lekken die je niet ziet

Tijd. Ongeveer 3 uur per week aan overtikwerk. Saai, repetitief werk dat iemand met een loon zit te doen in plaats van zijn echte job. Elke regel die met de hand het systeem in moet, is tijd die je nooit terugkrijgt.

Fouten. Waar mensen overtikken, sluipen er fouten in. Een komma verkeerd, een kolom verschoven, een nul te veel. Een inkoopprijs die plots vier keer te hoog binnenkomt, vreet stilletjes aan je marge en niemand die het merkt tot het te laat is. Je rekent jezelf rijk op papier terwijl je in het echt geld verliest.

Verouderde prijzen. Dit is het lek dat niemand benoemt en het duurste van de drie. Niet alles bestel je elke week. Voor zelden gevraagde stukken komt er maandenlang geen factuur binnen en blijft de prijs in je systeem gewoon staan. Vraagt een klant dan een offerte voor zo'n stuk, dan geef je een prijs van een jaar geleden. De inkoopprijs is ondertussen gestegen en je verkoopt onder je eigen kost. Of je rekent te veel en bent te duur.

Tijdens corona werd dat pijnlijk zichtbaar. Prijzen schommelden van week tot week, soms fors, terwijl het systeem stilstond. Wie toen offertes maakte op cijfers van enkele maanden oud, verkocht aan prijzen die niet meer bestonden. Daar is bij veel bedrijven marge blijven liggen en de meeste hebben nooit geweten hoeveel.

Drie lekken en alle drie even onzichtbaar tot je de cijfers eens echt naast elkaar legt.

Wat ik gebouwd heb

Een toepassing die het overtikwerk gewoon overneemt.

Elke factuur die binnenkomt, wordt automatisch gelezen. De digitale facturen die via Peppol binnenkomen zijn al netjes gestructureerd en rollen er zo in. En ook de buitenlandse facturen die nog als PDF binnenvallen, worden gewoon mee verwerkt.

Per factuurregel zoekt de toepassing het product op in de catalogus via de artikelcode en werkt het bij: de nieuwe inkoopprijs, de verkoopprijs herberekend volgens de ingestelde marge en de voorraad meteen mee opgehoogd. Staat een product er nog niet? Dan maakt hij het aan.

Achteraf komt er één mailtje met wat er gebeurd is en met wat nog even bekeken moet worden. Dat is die 5 minuten. Alleen als er iets echt opvalt, springt er een seintje uit.

Daarmee zijn de eerste twee lekken gedicht: geen mens meer die zit over te tikken en geen tikfouten meer die ongemerkt de marge opeten.

De prijswachter

Voor het derde lek, de verouderde prijzen, kwam er een prijswachter bij. Die kijkt wekelijks zelf op de webshop van de leverancier en haalt per artikelnummer de actuele prijs op. Geen factuur nodig.

Zo is er voor élk van die 700 artikels een verse prijs, ook voor dat ene stuk dat al een jaar niet besteld is. Maak je dan een offerte voor zo'n zeldzaam onderdeel, dan staat de prijs van vandaag klaar in plaats van die van vorig jaar. Geen giswerk, geen verlies, geen telefoontje naar de leverancier.

Hier viel er niets aan te leren

Bij Tryhou moesten ze zelf niets veranderen. Geen nieuwe software om te installeren, geen programma om aan te leren, geen extra handelingen in de dagelijkse routine.

Dat is niet bij elke opdracht zo. Soms ontbreekt er iets en bouw ik er wel iets voor en dan moet je daar mee leren werken. Hier was dat niet nodig, want alles wat nodig was zat al in Billit.

De toepassing draait volledig op de achtergrond. Ze werken gewoon verder in Billit en de prijzen en voorraden staan er juist in. Alsof er iemand stil meewerkt die niet moe wordt en niets over het hoofd ziet.

Wat het concreet oplevert

• Van 3 uur naar 5 minuten per week. De cijfers staan vanzelf in het systeem.

Wat overblijft is een mailtje nakijken.

• Geen tikfouten meer bij het overnemen. Wat er niet meer met de hand ingetikt

wordt, kan ook niet meer verkeerd ingetikt worden. Twijfelt het systeem, dan komt er een seintje in plaats van een stille fout.

• Altijd een actuele prijs, voor alle 700 artikels. Ook voor wat zelden besteld

wordt, zodat de offerte klopt met de markt van vandaag.

• Hier viel er niets aan te leren. Geen nieuwe software, geen nieuwe techniek.

Alles draait op de achtergrond, zij werken gewoon verder in Billit.

Werkt dit ook bij jou?

Als je een catalogus hebt met honderden of duizenden artikels en er zit bij jou nog iemand facturen over te tikken, dan is dit hetzelfde verhaal met andere getallen.

Het werkt met facturen die via Peppol binnenkomen en met PDF's van buitenlandse leveranciers. Dat laatste is belangrijk, want de e-factuurplicht lost het binnenlandse deel op, maar je buitenlandse leveranciers blijven vaak PDF's sturen.

Meer daarover staat bij leveranciersfacturen die je productprijzen bijwerken en prijzen en voorraad die overal hetzelfde zeggen. Waarom die verouderde prijzen zoveel kosten, staat in verouderde inkoopprijzen in je catalogus.

Eén ding dat veel bedrijven niet weten: kosten voor e-facturatie, software én advies, zijn tot en met 2027 aftrekbaar aan 120% voor eenmanszaken en KMO's. Vraag het na bij je boekhouder, maar het maakt zo'n project een stuk goedkoper dan het lijkt.

Boek een gesprek van 20 minuten. Ik kijk mee waar bij jou de tijd en de centen weglekken en ik zeg je eerlijk of het de moeite is.