Verouderde inkoopprijzen bijwerken: het lek dat je niet ziet

Verouderde inkoopprijzen bijwerken: de duurste prijs is die van vorig jaar

Er zit een lek in bijna elke catalogus en het is er eentje dat je niet ziet in je boekhouding. Niet in je omzet, niet in je kosten, nergens. Toch kost het geld en soms behoorlijk wat.

Het zit in de artikels die je zelden bestelt, want daar staan verouderde inkoopprijzen die niemand nakijkt.

Waarom die prijzen stilstaan

Voor alles wat vlot draait, zit je goed. Je bestelt het regelmatig, er komt een factuur binnen, de nieuwe inkoopprijs gaat mee in je systeem. Die cijfers blijven vanzelf vers, want je systeem blijft ze bijwerken.

Maar een catalogus van een paar honderd artikels bestaat niet alleen uit lopers. Er zitten stukken tussen die je twee keer per jaar verkoopt. Of één keer. Of al achttien maanden niet meer.

Voor die stukken komt er dus geen factuur binnen. En zonder factuur verandert er niets aan de prijs in je systeem. Die blijft gewoon staan waar hij stond en niemand die eraan denkt, want waarom zou je.

Tot er een klant belt.

Wat er dan gebeurt

Een klant vraagt een prijs voor precies zo'n stuk. Je kijkt in het systeem, je ziet een inkoopprijs, je rekent je marge erbij en je stuurt een offerte.

Alleen: die inkoopprijs is van vorig jaar. Wat er ondertussen gebeurd is met de prijs bij je leverancier, weet je niet. Twee dingen kunnen misgaan en ze zijn allebei vervelend.

De prijs is gestegen en jij weet het niet. Je verkoopt met een marge die op papier klopt, maar in het echt bestaat die niet meer. In het slechtste geval verkoop je onder je eigen aankoopprijs. Je krijgt de bestelling, je bent blij en je verliest geld op een order dat je zelf binnengehaald hebt.

Of de prijs is gezakt en jij weet het ook niet. Je leverancier deed een actie of paste zijn tarieven aan. Jij rekent nog met het oude cijfer, staat te duur en de klant gaat elders. Je verliest de job zonder ooit te weten waarom.

Het vervelende is dat je in geen van beide gevallen iets merkt. Er komt geen foutmelding. Er springt niets op rood. Je ziet gewoon een cijfer staan en je vertrouwt het, want waarom zou je niet.

Tijdens corona werd dat pijnlijk zichtbaar. Prijzen schommelden van week tot week, soms fors, terwijl de cijfers in de systemen stilstonden. Wie toen offertes maakte op prijzen van enkele maanden oud, verkocht aan tarieven die niet meer bestonden. Daar is bij veel bedrijven marge blijven liggen en de meesten hebben nooit geweten hoeveel.

Hoe je het oplost zonder er tijd in te steken

De oplossing is eigenlijk simpel: wacht niet op een factuur om te weten wat iets kost. Ga zelf kijken.

Dat is wat een prijswachter doet. Die kijkt wekelijks zelf op de webshop van je leveranciers en haalt per artikelnummer de prijs op die er vandaag staat. Geen bestelling nodig, geen factuur nodig, geen telefoontje nodig.

Bij Pompgroepen Tryhou draait er zo eentje. Die controleert wekelijks een 300-tal artikels bij een drietal leveranciers. Elke week opnieuw, ook voor dat ene stuk dat al een jaar niet besteld is.

Alleen een seintje als het echt afwijkt

Als je bij elk verschil van een cent een melding krijgt, kijk je er na twee weken niet meer naar. Daarom staat er een marge op: pas als de prijs meer dan 3 procent afwijkt van wat er in je lijst staat, komt er een seintje.

Meestal is dat een klein verschil. Maar soms scheelt het dertig euro op één artikel, bijvoorbeeld als de leverancier een actie draait. Dat is precies het soort verschil dat je wil weten voor je een offerte maakt en dat je anders nooit gezien zou hebben.

Jij beslist wat er met je prijzen gebeurt

Er verandert niets aan je verkoopprijzen zonder dat jij het weet. Wat er gebeurt: de zaakvoerder krijgt een mail met wat er afwijkt, om welk product het gaat en waar die prijs gezien is. Meer niet.

Wat je daarmee doet, beslis je zelf. Soms pas je je prijs aan. Soms is het een tijdelijke actie en laat je hem staan. Soms is het een reden om je leverancier eens te bellen. Dat is een handelsbeslissing en die hoort bij jou te blijven.

Het punt is niet dat er iets automatisch verandert. Het punt is dat je het wéét.

En je concurrenten?

Wat hierboven staat, gaat over leveranciers: wat betaal jij voor je stukken. Dat is waar het meeste geld te winnen is, want daar zit je marge.

Maar hetzelfde principe werkt evengoed de andere kant op. Als je concurrenten hun prijzen online zetten, kan je even goed wekelijks laten nakijken waar jij staat tegenover hen. Sta je op een aantal artikels een pak duurder zonder dat je het weet, dan verklaart dat misschien waarom bepaalde offertes niet doorgaan.

Bij Tryhou wordt er vandaag alleen naar leveranciers gekeken. Maar het is dezelfde manier van werken en het is een logische stap voor wie in een markt zit waar de prijzen publiek staan.

Is dit iets voor jou?

Stel jezelf deze vraag: als een klant je vandaag belt voor een stuk dat je in geen jaar verkocht hebt, hoe zeker ben je dan van de prijs die je noemt?

Als het antwoord "redelijk zeker" is, dan is dit het lek. Redelijk zeker is niet zeker en het verschil tussen die twee betaal je zonder het te merken.

Dit werkt het beste als je een catalogus hebt van een paar honderd artikels of meer, met leveranciers die hun prijzen online zetten. Hoe meer artikels je hebt die traag draaien, hoe meer het opbrengt.

Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt naast het automatisch uitlezen van leveranciersfacturen, lees dan hoe Pompgroepen Tryhou stopte met facturen overtikken. Wat ik hierin doe staat samengevat bij prijzen en voorraad die overal hetzelfde zeggen.

Of boek een gesprek van 20 minuten. Ik kijk mee hoeveel van je artikels al een tijd niet meer bijgewerkt zijn en ik zeg je eerlijk of het de moeite is.